Débordé·e? Comment dire non à son chef avec assertivité et... devenir son meilleur atout!

Vous ne touchez plus terre au travail? Vous rêvez d’avoir la confiance en vous de dire non à votre chef? Ce post est pour vous!

Parce que c’est sans fin. Il pleut des tâches et des projets. Les délais sont pour hier. La charge, phénoménale. Les priorités, pas claires. Le imprévus, monnaie courante. La frustration, votre lot quotidien.

D’ailleurs, en lisant ce post, interpellé par un titre aussi alléchant, vous sentez déjà que vous êtes en faute, avec tout ce que vous avez encore à faire! Alors vous hésitez déjà à y retourner… Tiraillé et bien stressé. STOP! Respirez et surtout RESTEZ ICI! Ce post n’est pas là par hasard!

Oui, mais comment dire non à son boss!? L’idée vous semble périlleuse pour ne pas dire ultra téméraire! Si c’est le cas, alors vous avez absolument besoin de ce qui suit. Votre amygdale cérébrale (le centre de la peur) est en train de torpiller votre lucidité et ces quelques lignes sont l’indispensable pharmacopée pour y remédier.

Je vais vous donner les clés pour apprendre à dire non à votre chef avec assertivité et élégance et en bonus faire de vous son meilleur allier. Mais avant cela, prenez une autre bonne respiration. Profonde la respiration. Et revenons sur le phénomène au travers d’un cas pratique.

Le piège face à la surcharge

"Je reçois des demandes à n’en plus finir et tout est prioritaire" me disait Elise récemment. "Alors je mets la main à la pâte et je m’active… je traite les points, je jongle, je fais au mieux". L’intention est louable et réellement orientée service ou voire teintée de sens du devoir. Mais cette agitation est-elle vraiment votre meilleure option en terme de gestion du temps? Quid de la vue d’ensemble? Quid des dossiers importants?

Quand votre barque prend l’eau, vous avez plusieurs options. Vous pouvez écoper, tenter de limiter les frais et croiser les doigts pour que cela soit suffisant. La vérité c’est que vous êtes dans un bateau qui coule petit à petit.

En même temps, c’est la solution confortable. Oui, en surface du moins. Parce que l’autre stratégie pour résoudre votre problème est de dire non à votre chef. Et ça, c'est encore plus inconfortable, n'est-ce pas?

Comment dire non à son chef avec assertivité et élégance en 4 étapes

La question de fond à vous poser est la suivante: quel service rendez-vous à votre chef si vous tombez de votre chaise? Pas besoin de vous faire un dessin je crois. Alors comment fait-on pour dire non avec assurance et vous remettre à flots? C’est la combinaison de plusieurs ingrédients. Dans l’ordre:

Étape 1 - Prendre conscience et temporiser

Vous avez déjà remarqué la montée d’adrénaline que provoque "ce nouveau projet" qu’on vient de vous confier alors que cela déborde déjà? Comment vais-je donc y arriver!? En plus c'est pas clair du tout! Là, c’est toujours votre amygdale corticale qui parle! Il va donc falloir apprendre à la calmer.

Dans ces moments de stress, vous RESPIREZ profondément - même 3 bonnes inspirations avec de longues expirations feront la différence. Cela va activer la pédale de frein, votre système nerveux parasympathique. De là, restez concentrés sur le passage de l'air dans vos voies respiratoires pour recentrer votre attention dans l’ici et le maintenant. Peut-être aurez-vous besoin d’autres techniques pour prendre du recul. Ne zappez pas cette étape, c'est le sésame d'une lucidité indispensable pour la suite dont on vous remerciera.

Premier principe, à ce stade, répondez par la positive, tout en laissant la porte ouverte à un prochain échange. C’est la phase où vous temporisez avec calme et assertivité: "Chef, oui, bien sûr, je regarde comment je peux mettre tout ça sur les rails et je te reviens".

Il s'agit donc de ne jamais dire "non" à ce moment là - même si l'instinct vous crie de le faire. Ne mettez pas non plus ce signal sous le tapis, si c’est votre tendance: courber l’échine et poser le dossier sur le pile n’est pas une solution.

En gros, respirez profondément (cela marche même en séance, promis) jusqu’à retrouver "vos esprits" et parvenir à de tels propos. Cela reste le brouillard dans votre esprit justement? Amenez de la clarté avec l’étape qui suit.

Étape 2 - Faire un arrêt sur image et le calcul du débordement

Les chefs parlent chiffres: vous allez devoir parler chiffres avec eux. Curieux? Pour en savoir plus, je vous invite à vous inscrire sur le WorkLab. C’est une des clés de votre succès au travail.

Pour faire simple, si vous êtes débordé·e, c’est que la charge dépasse la capacité. Chiffrez cela.

Voici les étapes :

• Listez vos activités et projets, y compris le dernier dossier arrivé.

• Estimez les charges de travail qu’ils impliquent

• Mettez cela en regard des priorités qui vous ont été données – s’il y en a.

Demandez-vous ensuite :

• Qu’est-ce qui peut attendre et se voir reporté? Délégué? Eliminé?

• Qu’est-ce qui n’a pas sa place dans votre quotidien mais s'y est inséré quand même?

• Qu’est-ce qui est sacrifié aujourd’hui et ne devrait pas l’être?

De cette analyse "froide" de la situation, dégagez les problématiques principales et étudiez les options de sortie de crise. Soyez créatifs et étudiez plusieurs scenarii.

Là, vous comprenez petit à petit que mon titre de post est une provocation: vous ne dites pas "non" à votre chef, vous dites "non" aux conditions du moment. Vous allez avant tout en négocier de meilleures! Via "des options réalistes et durables" et ceci dans son intérêt également.

En réalité, vous ne dites jamais non à votre chef, vous dites non aux conditions du moment

Étape 3 – Mener la conversation difficile avec votre chef

Cette analyse claire et chiffrée ainsi que vos options sont les fondations de votre assertivité pour l'étape à suivre. Vous allez devoir parler avec votre responsable. La fameuse conversation où vous lui direz "non", avec autant d'assertivité que d'élégance.

Cette conversation est importante et se prépare. Ne jouez pas la corde sensible de la surcharge mais articulez votre discours autour des réalités chiffrées et des intérêts de votre supérieur.

Un exposé froid de la situation, votre analyse fine des enjeux et vos options lui permettront de décider en toute connaissance de cause, dans le meilleur intérêt de tous.

"J’entends vraiment ton besoin de prise en charge de ce nouveau dossier, Chef. En l’état, après analyse, je vois 2 options: option A, je prends en charge ce nouveau dossier et on reporte le projet Alpha à l’automne. Option B: le projet Alphas est pris en charge par quelqu’un d’autre dans l’équipe et je me consacre à ce nouveau dossier".

Pour dire non, ne jouez pas la corde sensible de la surcharge mais articulez votre discours autour des réalités chiffrées et des intérêts de votre supérieur.

Votre posture sera là très importante. Ne laissez pas s’insinuer dans vos propos que moyennant des heures sup' vous pourriez y arriver quand même. En particulier, lorsqu’il tentera de vous déboulonner avec un "sois créative, Anne!". Ou face au fameux "mais ça peut quand même pas prendre autant de temps cette tâche?!". Vous avez des chiffres, de l'expérience et la journée n’est pas extensible à bien plaire.

Étape 4 – Rester assertif·ve et tenir bon dans la durée

Prenez l’habitude de ne pas prendre pour acquis le fruit de votre précieuse négociation.. Mettez les chiffres à jour au besoin. Surtout gardez-les sous le coude! Il n’est pas rare que le sujet sorte par une porte (ouf!) et que votre chef tente de le faire rentrer par la fenêtre (avec les meilleures intentions du monde, ce n’est pas propos – c’est même un jeu). Respirez, soyez solides et soignez la forme.

Cette "procédure" demande un peu de pratique, de la capacité à lâcher parfois des choses qui nous tiennent à coeur et du courage, j’en conviens. Mais elle est redoutable face à toute hiérarchie. Et la question que vous devez vous poser si vous doutez est la suivante: que je passe-t-il pour vous dans 3 mois si vous ne changez rien à votre situation proactivement? Et que se passera-t-il pour votre chef à qui vous n'aurez dit que oui?

Dire non avec assertivité et assurance dans la pratique

Qu'est-ce que cela donne dans la pratique? Je me souviens d’un responsable que j’ai disons "fatigué" initialement avec cette approche avant de gagner son approbation. Cela peut être le revers da la médaille.

Face à sa liste au Père Noël, j’ai vite compris qu’il me faudrait gérer l’inconfort de lui dire non. Bien préparée, droite dans mes bottes, souriante et vissée à mes chiffres, j’ai tenu le cap. Et Dieu sait qu’à sa troisième tentative de retour par la fenêtre, un peu exaspéré, je ne faisais pas vraiment la maline. Mais quelle ne fut pas ma surprise de découvrir, par la suite, qu’il avait décidé d’aller voir auprès d’autres équipes s’il n’y avait pas des ressources disponibles (qu’il a trouvées) pour faire tout de même avancer ses nouveaux chantiers!

Avec cette approche, qui ai-je le plus servi au final? A dire non, j’ai non seulement garanti de bonnes conditions à mon équipe mais mon boss en a profité aussi. D'une part, parce que nous avons livré ce qui était promis et, d'autre part, parce qu'il a, lui, développé sa créativité. Enfin, c’est ma vision des choses, on est bien d’accord ;-).

En bref,

En définitive, dire non à son ou sa boss avec assertivité, c’est l’aider à mettre des priorités claires. C'est faciliter la mise en œuvre de ce qui est réellement important. Et c'est viser le meilleur usage possible de vos ressources. N’est-ce pas simplement ça, une attitude responsable et du leadership?

En si vous prenez la posture de chef? Un collaborateur.trice ou un cadre qui vient vous faire état de sa situation et arrive, posé, avec 3 scénarii chiffrés pour résoudre le problème, n’est-ce pas quelqu’un qui vous inspire confiance et vous rassure sur sa capacité à vous soutenir au mieux? C’est pas vous qui l’invitez à garder la vue d’ensemble et à penser ses priorités, d’ailleurs?

Alors face au spectre du débordement et à ses poussées d’adrénaline, respirez! Autant que nécessaire pour ne pas réagir au quart de tour. Prenez ensuite du recul: analyser et chiffrez la situation. Puis partez vendre vos options à qui de droit! Cette stratégie, c’est l’art de négocier et de rester aux commandes du navire plutôt que de vous échinez dans la cale sans clarté. Cette manière de dire non est responsable même si elle peut être inconfortable. Dépassez cet inconfort, car c’est également une vraie stratégie de survie selon les cas!

Et vous? Après avoir lu cela, à quoi allez-vous dire non cette semaine?

Au plaisir de vous lire et de répondre à vos questions,

Belle semaine!