Virée pour… excès de qualité! C’est véridique! Un comble, non? Une amie a fait tous les efforts possibles pour la cause qu’elle servait et s’est retrouvée prise au piège. Elle a fini par perdre son poste, croulant sous les projets et menant des batailles sans fin pour faire avancer les choses! Au-delà des injonctions paradoxales de son employeur, la leçon est dure. Combien d’entre nous ont voulu bien faire, se sont engagé·e·s corps et âme? Tout ça pour s’entendre dire au final que ce n’était pas ce qui était attendu? "Je dois apprendre à lâcher le résultat" me disait-elle dépitée, mais lucide.
Alors comment intégrer les multiples tâches et projets qui nous reviennent? Alors que les agendas sont déjà hyperchargés? Comment faire face aux mauvaises surprises et aux imprévus, le tout sans perdre pieds? Je crains qu’en ces temps perturbés, le phénomène s’amplifie. Bien sûr, respirer profondément et faire des pauses vous sera utile pour gérer la pression mais si je vous disais que vous pouviez travailler à la réduire cette pression? En travaillant en amont?
Rester calme et discuter (ou pas) le périmètre
Souvenons-nous tout d’abord que nous avons toutes et tous une certaine vision de la réalité. En effet, ma cheffe a pour l’initiative Alpha une certaine vision des choses, vision qui n’est pas systématiquement discutée. Dès lors, le véritable périmètre des travaux et la qualité attendue pourraient bien être définis différemment par celui ou celle qui devra le réaliser. Merci formation en gestion de projets! Face à de grandes attentes, négociez avec vos responsables en amenant différentes options de réalisation. Il est bien souvent possible de faire tout aussi bien avec moins d’efforts et donc moins de frais pour votre organisation. Vous en serez le premier bénéficiaire!
Notez que ne pas discuter le périmètre peut également être une tactique. Qui a dit qu’il fallait prévoir une série de présentations live à tous les publics concernés? Un message vidéo posté aux bons endroits pourrait aussi bien faire l’affaire. Réfléchissez à deux fois avant de vous aventurer sur des terrains trop ambitieux!
Ainsi, face à des travaux (supplémentaires) à réaliser, analysez la pertinence ou non de discuter leur périmètre. Parce que cela va sacrément changer la donne au niveau de votre agenda en termes de charge de travail! Mon amie aurait probablement pu identifier qu’une bonne qualité était déjà largement suffisante et probablement éviter les écueils rencontrés. Mais on rentre là dans les « couches profondes » de la gestion du temps…
Pour gagner en efficacité, lutter contre votre perfectionnisme
Si comme mon amie et moi, votre recherche de perfection a eu un rôle de puissant moteur de développement, soyez reconnaissant·e! Sachez pourtant qu’en nombre de situations, cette tendance est votre pire ennemie! Si ça se trouve, c’est vous qui la voulez cette campagne live de communication et des events! Votre cheffe, elle, se contenterait peut-être d’une petite vidéo postée sur le web, non?
La clé c’est de sortir du mode binaire (ou tout ou rien). Pour ce faire, il s’agit de développer votre capacité à penser en options. C’est là que se cache la réelle efficacité! Par exemple, un briefing aux chefs d’équipe et une vidéo promotionnelle leur permettront d’être d’excellents relais de votre communication. Cela vous épargnera de nombreuses heures de séance! Sans vous empêcher de passer les bons messages. Il y a toujours des options, si vous prenez le temps de les chercher avant d’être la tête dans le guidon! Et nous n’abordons pas même ici les options d’outsourcing ni de délégation! Ou le fait de réaliser la tâche demandée au détriment d’une autre qui serait reportée ou simplement éliminée! Il vous revient de faire ce travail préliminaire car votre temps est précieux. Il y a certainement un niveau de qualité qui satisfera toutes les parties.
Soyez force de propositions et… d’alternatives !
Dès lors, pour toute nouvelle tâche, développez le réflexe de questionner le contenu des travaux :
Réfléchissez aux options de réduction du « périmètre » qui ne prétéritent pas l’atteinte de l’objectif. Ex. on ne fait que les travaux essentiels et on élimine les nice to have.
Voyez si des étapes avec des livraisons intermédiaires de résultats sont possibles. Ex. je te fais la moitié des travaux pour le délai souhaité et les options suivent un mois plus tard.
Faites le lien entre ces travaux et vos objectifs généraux afin de faire les meilleures propositions. Ex. étant donné que c’est un objectif secondaire, je te propose de faire le minimum.
Et n’oubliez pas après cela d’agender le tout pour vérifier la faisabilité avant de vous avancer.
Soyez patients: développer l’efficacité prend du temps
Ce qui précède n’est pas sans lien avec la loi de Pareto et son fameux 80/20 que certains maîtrisent parfaitement. Pour ma part, des années plus tard, je lutte encore parfois avec des idées très carrées sur ce qui serait adéquat. Je sais combien ce qui précède sonnent bien mais aussi que sa mise en pratique nécessite efforts et ténacité. C’est normal, restez bienveillant avec vous-même! On ne reprogramme pas un cerveau en une journée! Mais la pratique vous permettra de le faire. Travaillez ce réflexe au quotidien, dans les plus petites tâches. D’ailleurs, je m’apprête à aller cuisiner pour mes invités: pas d’entrée mais un gros apéro et j’ai délégué le dessert… Qui pense qu’on passera une moins bonne soirée pour autant?
Ceci dit, encore un mot pour souligner à quel point l’efficacité est le fruit de multiples techniques et habitudes: pour aller plus loin, référez-vous aux 5 secrets du succès et du plaisir au travail (via l'inscription en tant que membre), mais aussi devenez un as de la planification et souvenez-vous que c’est à vous de prendre les commandes!
Et vous ? Dans quelle mesure jouez-vous déjà avec le périmètre de vos tâches qui vous reviennent pour gagner en efficacité? Avec quels résultats ? Et quels écueils ?
