Laissez-moi deviner : vous ne manquez pas d’idées, de projets et d’envies. Vous avez la tête souvent en ébullition, l’envie d’avancer, de créer et surtout d’apprendre. Je connais le phénomène: vous vous retrouvez à cumuler une formation en yoga-thérapie et en parallèle à mener des grandes transformations à l’étranger au niveau professionnel? Sans pour autant renoncer à votre vie sociale! Et vous ne savez même pas comment tout cela s’est produit, emporté·e par votre enthousiasme et un chef remuant.
Alors comment mener tout cela de front? Par une bonne dose d’optimisme et la maîtrise de l’art de la planification. La plupart d’entre nous sommes des as de la to-do list, aaah l’interminable to-do list! L’avantage de cette technique est de décharger votre mémoire mais sa seule vue peut être un puissant facteur de stress!
De la to-do list à une vraie gestion de votre temps
Une to-do list de 30 points manque de perspective. Il lui manque en premier lieu des priorités.
Si vous n’avez pas le temps, c’est que vous n’avez pas de priorités. Tim Ferriss
Tellement vrai. La première étape est donc d’avoir des critères clairs pour déterminer ce qui entre ou n'entre pas dans cette liste. Si vous remettre au sport est la priorité absolue, alors cela passera avant les sorties ou les lunchs avec les collègues.
L’autre problème de la to-do list c’est qu’elle n’est pas articulée dans le temps et que votre journée n’a que 24 heures. Une fois les priorités mises et la liste réduite, il s’agira d’agender cela. Oui, dans un agenda! Avec des plages horaires claires…Ah mais comment savoir combien de temps cela prend? “Aucune idée” répondent la plupart de mes coachés…Il est là le problème! La solution? ESTIMER. Par définition, votre chiffre sera faux mais ce sera mieux que pas de chiffre du tout. Pour estimer, il vous faudra lister les sous-tâches que votre priorité implique. Exemple: remplir ma déclaration d’impôt va impliquer différentes tâches. Rassembler tous les documents. Faire les demandes pour ceux qui manquent. Saisir toutes les données. Relire, imprimer et envoyer le tout.
Avec cela il devient tout à coup beaucoup plus facile de mettre des heures et des minutes sur des tâches. Mettez tout cela dans votre agenda! Comme toutes vos tâches de plus de 15 minutes d’ailleurs. La soirée avec les copains, le week-end à la montagne et la garde de votre nièce vous empêchent de vous consacrer avant 6 semaines à ces tâches? A vous de voir… c’est une affaire de priorités! L’avantage de cette technique très visuelle est de vous permettre de prendre conscience de ce qui entre et de ce qui n'entre pas.
Atteignez votre vitesse de croisière au travail
Maintenant, imaginez d’appliquer ces principes en milieu professionnel lorsque votre chef débarque et vous demande de réaliser le projet X ou Y. Comment cela se passe-t-il aujourd’hui? J’imagine que vous “casez” le projet en question comme vous pouvez au-dessus d’une pile d’autres tâches. Et vous jouerez de vos heures supp’? Et si demain vous preniez le temps de lui dire: "Absolument chef, je réalise volontiers le projet Y. Ceci étant dit, après analyse, il va exiger 20 jours de mon temps ces 3 prochains mois à vue de nez (un 30% donc). Comme tu le sais, je suis déjà occupée à 100% sur les projets A, B et C. Qu’est-ce que je stoppe ou reporte? Qu’est-ce qu’on étale dans le temps?". Ajoutez compréhension pour ses intérêts, un sourire et quelques bons mots et vous avez de grandes chances de vous épargner de longues heures supplémentaires!
La méthode est validée, testée et approuvée. Bon, je ne vous cache pas que j’ai usé quelques cheffes et chefs avec cette approche que certains diront confrontante. Je parlerais plutôt d’affirmation de soi et de responsabilisation du management également. Surtout, cette méthode est certainement le meilleur réducteur de stress que je connaissance. Négociez avant de tomber de votre chaise!
Ce qui vous freine vraiment
Tout cela a l’air bien joli sur le papier me direz-vous. La question de fond c’est pourquoi ne le fait-on pas? Quelles sont les croyances qui vous animent? Planifier, c’est du temps perdu? Je n’ai pas le temps de planifier? Si je veux réussir il faut que je sois capable de toute faire? Si je dis non, on me considérera comme désengagé·e? Demandez-vous ce qui vous retient de rentrer dans ce type de démarche. Et une fois identifiées, demandez-vous si ces idées sont absolument vraies et indiscutables ou s’il est possible d’envisager la situation sous un autre angle? Qu’avez-vous à gagner à envisager la situation sous un autre angle? Et si planifier c’était reculer pour mieux sauter? Ou encore votre assurance santé et énergie au travail? A méditer si vous sentez la résistance à utiliser ces techniques.
Attention aux effets secondaires…
En définitive, ce genre de méthodes vous permet d’orchestrer toute votre vie et de lui donner le rythme que vous souhaitez lui imprimer. Il vous revient de déterminer jusqu’où vous voulez pousser le système. Car une fois que vous avez compris le truc, la tentation de l’optimisation est grande si vous avez un certain esprit d’initiative. D’ailleurs, constater que je peux gérer 56 sujets en parallèle, anticiper tout et n’importe quoi, réagir adéquatement est très grisant. Jusqu’au jour où le corps se manifeste et où la fatigue se fait sentir. La prise de conscience et le réveil ne sont pas toujours agréables, voire carrément brutaux. Dès lors, pour qu’un tel système ne fasse pas de vous un hamster dans une roue, planifiez également la prise de recul. Ce temps précieux où vous refaites le lien avec ce qui compte pour vous, le "pourquoi". L’astuce? Un temps dédié dans votre agenda par exemple tous les vendredis après-midi…
Il y a de multiples autres astuces pour protéger votre précieux temps, en faire le meilleur usage possible et surtout rester zen. Faites-moi savoir ci-dessous quelles expériences vous faites avec cette méthode, si vous en utilisez d’autres et si vous souhaitez que j’approfondisse le sujet…
