Organisez-vous vraiment: jetez votre to do list!
Combien de fois, n’avez-vous pas fait ce qui était sur votre to do list à la fin de la journée?
Aaah ce monument de la vie professionnelle, étalée sur plusieurs pages, stabilossée de toute part pour indiquer des priorités, la vôtre est peut-être désormais articulée dans une app dernier cri avec de jolies couleurs. Elle guide des journées entières mais est parfois aussi étourdissante que démoralisante. Elle est surtout sans fin, allongée, pour ne pas dire pimentée, de toutes vos entrées privées.
Malgré les multiples méthodes - ABCDE, "3 listes", "One thing" et leurs multiples variantes - elle est bien souvent plus un compagnon de galère qu’un réel soutien.
Cette to-do list qui n’est pas la vôtre
Pire, si on regarde son contenu de près, elle ressemble parfois à la liste au Père Noël de votre chef·e. Elle est aussi truffée des dernières lubies de la Direction ou encore dictée par les "il faut", "je dois" de nos conditionnements. Sans compter qu’elle a tendance à se confondre avec votre boîte e-mail et son flot de requêtes! Et c'est peut-être la pire, aux dires des managers que je côtoie.
Pourtant, combien de ces tâches sont-elles vraiment essentielles pour vous? Combien vous rapprochent de vos rêves et aspirations? Vu sous cet angle, je parie que le constat fait un peu mal. Et pourtant, c’est votre temps, c’est votre vie dont il s’agit!
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Le fond du problème
La to do list malgré ses tentatives de hiérarchisation et d'articulation, est surtout un puit sans fond. Et sans filtre. Ce système fait également fi de la charge de travail: "acheter un billet de train" suit volontiers "monter un business case". Pour couronner le tout, rien ne place ces éléments dans le temps, ou plus précisément dans votre agenda. Autant dire que cela n’existe pas! Ni pour vous, ni pour les autres. Surtout pour les autres!
Une to do list c’est formidable pour noter ce que vous ne voulez pas oublier, pas ce que vous allez faire!
Mais il y a quelque chose de confortable et rassurant dans cette course à la tâche barrée, dans ce petit pic de dopamine qui fait du bien, non? En avalant tâche après tâche sans lever le nez, nous nous épargnions les réflexions de fond. Mais avançons-nous vraiment? En réalité, une to do list c’est super pour noter ce que vous ne voulez pas oublier, pas ce que vous allez faire!
Repartir de l’essentiel
Alors quelle est-elle cette réflexion de fond? Selon le professeur Peter Drucker, plus que la technologie, internet ou encore le e-commerce, ce dont on se souviendra à propos de notre époque est un autre changement majeur: "Pour la première fois, les gens ont le choix, ils doivent se gérer eux-mêmes et la société n'y est pas préparée. Nous avons perdu notre capacité à distinguer ce qui est important de ce qui ne l'est pas".
Dans Essentialism, the disciplined persuit of less, Greg McKeown nous invite à sérieusement réfléchir à ce qui est essentiel pour soi et d’en faire la boussole de notre quotidien. Il synthétise: "Dans presque tous les cas, la clarté sur ce qui est essentiel nous donne la force de dire non à ce qui n'est pas essentiel".
"Dans presque tous les cas, la clarté sur ce qui est essentiel nous donne la force de dire non à ce qui n'est pas essentiel" - G. McKeown, Essentialism
Lorsque vous avez les idées claires, vous posez des limites, vous bornez votre temps, vous écartez facilement ce que vous n’allez pas faire et vous vous concentrez sur l’important. Toute la problématique est donc là. En amont de toute liste.
Choisir c’est renoncer
Alors pourquoi est-ce si dur de se donner cette clarté? Parce que choisir confronte. Choisir, c’est renoncer et c’est comme perdre quelque chose. Choisir c’est dire non à un certain perfectionnisme, c’est faire des mécontents, c’est ralentir certaines choses. C’est inconfortable et cela implique jusqu'à des petits deuils. Cela veut dire s’affirmer face à l'autre et faire face à soi parce que nous avons tous nos conditionnements.
Mais comme toujours, c’est une affaire de perspective et de perception. Et si à la place d’être "imparfait·e", vous êtiez "fin stratège"? Et si vous ne plaisiez pas à tout le monde pour mieux plaire à ceux qui comptent? Et si vous n’êtiez pas pas "busy" mais et alliez "sereinement et avec détermination à l’essentiel"?
Choisir c'est aussi devenir meilleur·e
Que voulez-vous vraiment au fond de vous et plus que tout ? Dans Great at work, le Professeur Morten Hanson met en evidence que les personnes les plus performantes, s'engagent à respecter un plus petit nombre de priorités et se concentrent sur la bonne exécution de celles-ci. Il synthétise:“do less then obsess” (faites-moins puis concentrez-vous sur ce qui compte). Demandez-vous:
Bien au-delà de vos objectifs annuels, pour quoi voulez-vous être reconnu·e? Où est votre valeur ajoutée?
Que voulez-vous atteindre? L’expertise? La compréhension globale? Un excellent leadership?
Que voulez-vous accomplir/cultiver? Des liens familiaux forts? Du sport à haut niveau? Votre fibre artistique?
Forcez-vous à ne choisir qu'une ou deux choses. Pour cela, prenez le temps du recul! Choisissez-les pour une durée certaine. Mais sachez qu’elle peuvent évoluer dans le temps. Il y a des "saisons" dans la vie privée et professionnelle.
...Retrouver de la légéreté
Par ce processus, j’ai tué "wonder woman" il y a quelques années. Quelle légèreté pour la tête! Presque comme un de ces intérieurs zen et minimaliste. Revenir à l’essentiel élimine une série impressionnante de tâches dans une liste de choses à faire! J’ai arrêté de vouloir maîtriser tous les dossiers, avoir la main verte et être un cordon bleu. Le résultat? De l'extérieur, contre toute attente, pas de grand changement - les choses se font surtout différemment. Mais à l'intérieur, un calme qui n'a pas de prix.
Revenir à l’essentiel élimine une série impressionnante de tâches dans une liste de choses à faire!
Alors, devez-vous vraiment faire du shopping en ville? Allez-vous au garden center pour remplacer les deux arbustes qui sont morts? Ce dîner doit-il absolument avoir lieu ce week-end? Votre client doit-il absolument avoir sa réponse avant vendredi soir? Est-ce que cela contribue à ce qui compte? Est-ce que vous pouvez faire sans? Qu'est-ce que vous pouvez négocier? Est-ce que vous devez vraiment être présent·e à cette réunion? Voilà les questions qui doivent précéder tout ajout de tâche à vos riches journées!
Vissé·e à ce qui compte, les choix deviennent bien plus faciles. Cette clarté redéfinit l’histoire, lui donne une logique et une cohérence qui vous rend bien plus solide face aux sollicitations extérieures. La productivité ce n’est pas faire le plus de tâches possibles, mais réaliser ce qui vous rapproche de vos objectifs.
L’alternative à la to-do list: vous organiser vraiment!
A partir de cette clarté, il s’agira, enfin, de passer d'une liste de tâches épurée à de plages de temps dédiées dans un agenda. Pour ce faire, vous gagnerez à affuter votre capacité à estimer des charges de travail et à découper les travaux en blocs que vous rentrerez sagement dans votre agenda. Au risque de me répéter, ce qui n’est pas dans votre agenda n’existe pas, encore moins aux yeux de celles et ceux qui veulent de votre temps.
Faites ces choix consciemment, négociez, discutez, aligner les intérêts puis là, seulement, plonger-vous dans les tâches elle-mêmes.
En bref,
Levez le nez de votre to do list. Elle vous donne au mieux de pics de dopamine et l’illusion d’avancer et au pire, elle vous frustre lorsque vous n’arrivez pas à barrer ses entrées, constamment interrompu·e par les sollicitations.
Il y a une sérénité à expérimenter lorsque vous savez que l’essentiel est identifié, sa charge connue et qu’il fait l’objet de plages déterminées dans votre agenda.
Dans cette approche délibérée et conscience se cachent des trésors. C’est là que vous pouvez renouer pleinement avec l’instant présent. C’est là que se niche votre impression de contrôle. Et c’est surtout là, on l'a vu en parlant de performance, que vous pouvez faire la différence et amener pleinement votre valeur ajoutée! Parce que l'on a besoin de vous pour ça et non pour votre capacité à faire un maximum de choses en un minimum de temps.
Alors? Motivé·e à changer de méthode? Ou avez-vous déjà éliminé votre to do list et avec quel résultat?
Au plaisir de lire vos retours d’expériences!
Belle semaine!
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